Migrer depuis Vertec sans perdre une heure de données

Vertec équipe environ 30 % du marché fiduciaire suisse. C'est un produit sérieux, longue durée, fiable. Mais c'est aussi un produit pensé pour le monde d'avant : pas d'IA, pas d'API ZEFIX, pas de copilot inbox, et une UX qui n'a pas bougé depuis 2018.

Si vous lisez ceci, vous envisagez probablement de bouger. Ce guide explique comment, sans drame.

Avant de migrer : les 4 questions à se poser

1. Quels modules Vertec utilisez-vous vraiment ? (clients, mandats, time tracking, facturation, comptabilité, salaires)
2. Avez-vous des automatisations ou rapports personnalisés ? (formules custom, exports, intégrations)
3. Combien de mandats actifs et d'historique gardez-vous ? (taille de la migration)
4. Avez-vous des contraintes de double saisie pendant la transition ? (clients en cours, factures émises, etc.)

Si vous utilisez Vertec pour la comptabilité (DTA salaires, comptabilisation), vous resterez probablement sur Vertec pour ce module. FidUp et la plupart des practice management modernes ne touchent pas à la comptabilité du client. On orchestre le cabinet, pas le journal du client.

Phase 1 — Audit et exports (1 semaine)

Données à exporter depuis Vertec

• Clients : nom, UID, forme juridique, adresse, contacts, dates, langue, plan tarifaire
• Mandats : type, statut, dates, collaborateur responsable, tarification
• Historique factures : numéro, date, montant, statut paiement, références
• Time entries 12 mois : minimum, plus si possible
• Documents attachés : si stockés dans Vertec
• Échéances et tâches : pour reconstituer le calendrier
• Collaborateurs et permissions : utilisateurs, rôles, taux horaires

Vertec offre des exports CSV via l'éditeur de rapports. Le plus simple : créer un rapport par entité, exporter en CSV, conserver les fichiers sources.

Audit qualité

Une migration est l'occasion de nettoyer :

• Clients inactifs depuis >3 ans : à archiver, pas à migrer
• Mandats terminés : archiver l'historique, ne pas réimporter les actifs
• Doublons : identifier via UID ou IDE-TVA
• Données incomplètes : profiter pour compléter

Phase 2 — Configuration du nouvel outil (1 semaine)

En parallèle de l'audit, configurez le nouvel outil :

1. Créer le tenant dans FidUp (15 minutes)
2. Inviter les collaborateurs : email, rôle, taux horaire
3. Configurer les plans tarifaires : forfaits, tarifs horaires par profil
4. Importer le calendrier fiscal : 26 cantons sont auto-générés dans FidUp
5. Connecter les boîtes email : OAuth Outlook / Gmail (un seul flow pour Inbox + Calendrier)
6. Configurer le module LBA : profils types, formulaires ADE, structure des risques

Cette étape peut se faire en parallèle de Phase 1. Votre cabinet continue à fonctionner sur Vertec pendant ce temps.

Phase 3 — Migration et double saisie (1 semaine)

C'est la phase critique. Trois principes :

Jour J — Bascule

1. Import CSV des données nettoyées dans FidUp
2. Vérification sur 5 clients témoins (vérifier que tout est correct)
3. Communication interne : "À partir de demain, tout passe par FidUp"
4. Vertec passe en lecture seule pour les nouvelles saisies

J+1 à J+30 — Double saisie sélective

• Time entries : 100 % sur FidUp dès J+1
• Factures nouvelles : 100 % sur FidUp
• Données client (nouveau ADE, profil LBA, échéances) : 100 % sur FidUp
• Comptabilité client (si Vertec) : reste sur Vertec

J+30 — Premier bilan

Audit complet : tout est-il bien dans FidUp ? Aucune perte ? On peut désactiver l'écriture dans Vertec.

Phase 4 — Optimisations post-migration

Une fois la migration stabilisée, vous pouvez activer les fonctionnalités qui n'existaient pas dans Vertec :

• Inbox Intelligence : connecter Outlook/Gmail, laisser l'IA classer 30 jours, ajuster les règles
• Bulk Document Magic : importer un dossier complet de documents en drag-and-drop
• Brief Matin IA : configurer la fenêtre de réception et le contenu personnalisé
• Copilot Proactif : laisser tourner 2 semaines avant de juger
• Audit OAR en 1 clic : tester sur l'année écoulée, comparer au dossier manuel

On a migré en 3 semaines exactement, comme annoncé. La double saisie pendant 4 semaines a été pénible mais utile : on a trouvé deux incohérences dans nos données Vertec qu'on traînait depuis 2019.

Les pièges courants à éviter

1. Migrer en pleine saison fiscale (mars-mai). À éviter. Préférez juin-juillet ou septembre-octobre.
2. Vouloir tout migrer dès J+1. Phase l'usage : modules core d'abord, IA après.
3. Sous-estimer la formation des collaborateurs juniors. Prévoir 4h de formation effective par personne.
4. Oublier de garder un accès Vertec. Une question historique va surgir, c'est inévitable.
5. Couper le contrat Vertec trop tôt. Gardez-le 6 mois après migration pour lectures et exports complémentaires.

Coût total de la migration

Un cabinet de 10 personnes typique :

• Migration interne : 4 à 6 jours-personnes (audit, configuration, double saisie)
• Accompagnement FidUp : inclus dans le plan Cabinet (sinon 990 CHF en option Solo/Starter)
• Coût Vertec post-migration : maintenir 6 mois en lecture seule (~ -50 % du tarif actif)

Comparé à un cabinet qui décide de "garder Vertec encore 2 ans en attendant", l'investissement migration est rentabilisé en 4 à 6 mois sur le seul temps gagné en inbox et audit OAR.

Pour démarrer

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