Migration von Vertec, ohne eine Stunde Daten zu verlieren
Vertec ist solide, aber veraltet. So migrieren Sie in 3 Wochen zu einem modernen Practice Management, ohne Risiko, mit garantierter Rückkehr.
GA
Greg Annas
Mitgründer BeGenerous Digital
Vertec rüstet etwa 30 % des Schweizer Treuhandmarkts aus. Es ist ein seriöses, langjähriges, zuverlässiges Produkt. Aber auch ein für die Welt von gestern konzipiertes Produkt: keine KI, keine ZEFIX-API, kein Inbox-Copilot und eine UX, die sich seit 2018 nicht bewegt hat.
Wenn Sie das lesen, denken Sie wahrscheinlich an einen Wechsel. Dieser Leitfaden erklärt wie, ohne Drama.
Vor der Migration: die 4 Fragen, die zu stellen sind
Schritt null — Ihre echten Abhängigkeiten klären
Listen Sie zuerst auf, was Vertec spezifisch für Ihr Treuhandbüro tut. Die meisten Treuhandbüros entdecken, dass sie 30 % seiner Funktionen nutzen. Der Rest ist seit 5 Jahren tot.
Welche Vertec-Module nutzen Sie wirklich? (Kunden, Aufträge, Time Tracking, Fakturierung, Buchhaltung, Löhne)
Haben Sie Automatisierungen oder personalisierte Berichte? (Custom-Formeln, Exporte, Integrationen)
Wie viele aktive Aufträge und welche Historie behalten Sie? (Migrationsgrösse)
Haben Sie Doppelerfassungs-Beschränkungen während des Übergangs? (laufende Kunden, ausgestellte Rechnungen, etc.)
Falls Sie Vertec für die Buchhaltung verwenden (DTA-Löhne, Verbuchung), bleiben Sie wahrscheinlich für dieses Modul auf Vertec. FidUp und die meisten modernen Practice Managements rühren nicht an die Kundenbuchhaltung. Wir orchestrieren das Treuhandbüro, nicht das Kundenjournal.
Phase 1 — Audit und Exporte (1 Woche)
Aus Vertec zu exportierende Daten
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Time Entries 12 Monate: Minimum, mehr wenn möglich
Angehängte Dokumente: falls in Vertec gespeichert
Fristen und Aufgaben: zur Rekonstitution des Kalenders
Mitarbeiter und Berechtigungen: Nutzer, Rollen, Stundensätze
Vertec bietet CSV-Exporte via Berichtseditor. Am einfachsten: einen Bericht pro Entität erstellen, in CSV exportieren, Quelldateien aufbewahren.
Qualitäts-Audit
Eine Migration ist die Gelegenheit zum Aufräumen:
Kunden inaktiv seit >3 Jahren: archivieren, nicht migrieren
Beendete Aufträge: Historie archivieren, nicht die aktiven reimportieren
Duplikate: via UID oder UID-MWST identifizieren
Unvollständige Daten: Gelegenheit zum Ergänzen
Das Geheimnis: Audit vor Migration
Ein 12-Personen-Treuhandbüro hat die Anzahl der zu migrierenden Kunden um 40 % reduziert durch Sortierung. Resultat: schnellerer Import, sauberere Datenbank, einfacher zu pflegende GwG-Compliance.
Phase 2 — Konfiguration des neuen Tools (1 Woche)
Parallel zum Audit konfigurieren Sie das neue Tool:
Tenant erstellen in FidUp (15 Minuten)
Mitarbeiter einladen: E-Mail, Rolle, Stundensatz
Tarifpläne konfigurieren: Pauschalen, Stundensätze pro Profil
Steuerkalender importieren: 26 Kantone werden in FidUp auto-generiert
E-Mail-Mailboxen verbinden: OAuth Outlook / Gmail (ein einziger Flow für Inbox + Kalender)
Dieser Schritt kann parallel zu Phase 1 erfolgen. Ihr Treuhandbüro funktioniert während dieser Zeit weiterhin auf Vertec.
Phase 3 — Migration und Doppelerfassung (1 Woche)
Die kritische Phase. Drei Prinzipien:
Löschen Sie Vertec niemals vor 3 Monaten
Behalten Sie mindestens 3 Monate nach Migration den Lesezugang zu Vertec. Sie werden wahrscheinlich für historische Fragen darauf zurückkommen.
Tag X — Umstellung
CSV-Import der bereinigten Daten in FidUp
Verifizierung auf 5 Test-Kunden (prüfen, dass alles korrekt ist)
Interne Kommunikation: "Ab morgen läuft alles über FidUp"
Vertec geht für neue Eingaben in den Lesemodus
T+1 bis T+30 — Selektive Doppelerfassung
Time Entries: 100 % auf FidUp ab T+1
Neue Rechnungen: 100 % auf FidUp
Kundendaten (neue WB, GwG-Profil, Fristen): 100 % auf FidUp
Kundenbuchhaltung (falls Vertec): bleibt auf Vertec
T+30 — Erste Bilanz
Vollständiges Audit: Ist alles richtig in FidUp? Kein Verlust? Schreibzugriff in Vertec kann deaktiviert werden.
Phase 4 — Post-Migrations-Optimierungen
Sobald die Migration stabilisiert ist, können Sie die in Vertec nicht existierenden Funktionen aktivieren:
Inbox Intelligence: Outlook/Gmail verbinden, KI 30 Tage klassifizieren lassen, Regeln anpassen
Bulk Document Magic: vollständiges Dokumentendossier per Drag-and-Drop importieren
Morgen-Brief KI: Empfangsfenster und personalisierten Inhalt konfigurieren
Proaktiver Copilot: 2 Wochen laufen lassen, bevor man urteilt
SRO-Audit in 1 Klick: auf vergangenes Jahr testen, mit manuellem Dossier vergleichen
Wir haben in genau 3 Wochen migriert, wie angekündigt. Die 4-wöchige Doppelerfassung war mühsam, aber nützlich: Wir haben zwei Inkohärenzen in unseren Vertec-Daten gefunden, die wir seit 2019 mitschleppten.
Sophie Renaud · GwG-Verantwortliche, Kabinett Renaud SA, Genf
Häufige Fallen, die zu vermeiden sind
In voller Steuersaison migrieren (März-Mai). Zu vermeiden. Bevorzugen Sie Juni-Juli oder September-Oktober.
Alles ab T+1 migrieren wollen. Nutzung gestaffelt: Core-Module zuerst, KI später.
Junior-Mitarbeiterschulung unterschätzen. 4h effektive Schulung pro Person einplanen.
Vergessen, einen Vertec-Zugang zu behalten. Eine historische Frage wird auftauchen, unvermeidlich.
Vertec-Vertrag zu früh kündigen. 6 Monate nach Migration für Lesezugriff und ergänzende Exporte behalten.
Gesamtkosten der Migration
Ein typisches 10-Personen-Treuhandbüro:
Interne Migration: 4 bis 6 Personentage (Audit, Konfiguration, Doppelerfassung)
FidUp-Begleitung: im Cabinet-Plan inklusive (sonst 990 CHF in Solo/Starter-Option)
Verglichen mit einem Treuhandbüro, das entscheidet "Vertec noch 2 Jahre warten", wird die Migrationsinvestition in 4 bis 6 Monaten nur durch gewonnene Zeit in Inbox und SRO-Audit amortisiert.
Zum Start
Die kostenlose 14-tägige Testphase von FidUp ist so konzipiert, dass ein Treuhandbüro 50 Kunden und 20 Aufträge als Testdaten importieren und unter realen Bedingungen urteilen kann, bevor es sich verpflichtet.