Communication MROS : workflow concret pour ne pas tomber sous tipping-off
Délais, confidentialité interne, anti-information du client, audit log immutable. Le guide pratique pour un cabinet qui doit communiquer au MROS sans risque pénal.
GA
Greg Annas
Co-fondateur BeGenerous Digital
La communication au MROS (Money Laundering Reporting Office Switzerland) est l'acte LBA le plus délicat. Trop tard ou trop tôt, mal documenté, mal protégé en interne — chaque erreur expose le cabinet et son AMLCO à des sanctions pénales. Voici le workflow concret, étape par étape, pour faire ça proprement en 2026.
TL;DR — Les règles non négociables
Pas de délai légal strict, mais "sans retard injustifié" → 30 jours max en pratique
Anti tipping-off (art. 10a LBA) : NE JAMAIS informer le client, sanction pénale 3 ans
Confidentialité interne : seuls l'AMLCO et la direction accèdent au dossier MROS
Audit log immutable de toute lecture/écriture
Pendant le traitement MROS : maintenir les transactions normales (pas de gel sauvage)
1. Le déclencheur — quand y a-t-il "soupçon fondé" ?
L'art. 9 LBA impose la communication "si soupçon fondé" que des valeurs sont liées au blanchiment, au financement du terrorisme, ou proviennent d'un crime préalable. Le seuil "soupçon fondé" est volontairement bas — il n'exige pas une preuve, juste un faisceau d'indices.
Indices typiques observés en cabinet :
Client refuse de répondre aux questions sur l'origine des fonds
Transactions inhabituelles par rapport au profil d'activité (volume, contrepartie, géographie)
Bénéficiaire effectif révélé tardivement après plusieurs questions
Documents falsifiés ou incohérents (statuts, déclarations fiscales, contrats)
Apparition du client (ou ayant droit) sur une liste sanctions ou PEP
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Activité du client incohérente avec son secteur déclaré
Important : un seul indice peut suffire si grave. Plusieurs indices mineurs additionnés constituent presque toujours un soupçon fondé.
2. Le délai pratique — 30 jours pas plus
L'art. 9 LBA dit "sans retard injustifié". La jurisprudence et la pratique OAR convergent sur 30 jours maximum entre la prise de connaissance et la communication MROS.
Calendrier réaliste pour un dossier complexe :
| Jour | Action |
|---|---|
| J0 | Identification du soupçon par un collaborateur |
| J0-J3 | Remontée à l'AMLCO |
| J3-J10 | Investigation interne : revue des transactions, des documents, du profil |
| J10-J20 | Préparation du dossier MROS (formulaire + pièces justificatives) |
| J20-J28 | Validation finale AMLCO + direction |
| J28 | Transmission MROS via la plateforme officielle |
| J28 + 5 ouvrés | Réception accusé MROS, archivage |
Si le délai déborde 30 jours sans justification, c'est un risque pour le cabinet. Si vous êtes à J45 sur un cas complexe, documenter par écrit pourquoi (ex : "analyse forensique du dossier comptable nécessaire, 2 semaines supplémentaires").
Ne pas chercher la perfection avant de communiquer
L'erreur courante : vouloir constituer un dossier parfait avant de communiquer. Le MROS préfère recevoir une communication tôt avec une analyse partielle plutôt que tardive et complète. Vous pouvez (et devez) compléter ultérieurement si nécessaire.
3. Le tipping-off — la règle qui pèse vraiment
L'art. 10a LBA interdit d'informer le client ou un tiers de la communication MROS, ou même de son existence. Sanction : peine privative de liberté de 3 ans ou amende (art. 305ter al. 2 CP). La peine pèse sur la personne, pas sur le cabinet.
Ce qui est interdit
Dire au client "on doit faire une communication MROS"
Lui suggérer "on a un doute sur votre dossier"
Lui poser des questions inhabituelles qui pourraient l'alerter
Modifier subitement le comportement commercial (envoi de factures différé, refus de rendez-vous)
Évoquer le cas devant des tiers (autres clients, fournisseurs, conjoint)
Ce qui doit rester normal
Continuer à émettre les factures habituelles
Continuer à honorer les mandats en cours (sauf décision de rupture documentée pour autres raisons)
Répondre aux questions du client comme avant
Maintenir les relations commerciales
C'est psychologiquement difficile mais essentiel. Le moindre changement de comportement peut alerter un client averti.
4. La confidentialité interne — qui peut savoir
La règle : seuls l'AMLCO et la direction (associés) ont accès au dossier MROS. Les autres collaborateurs (comptables, juniors, assistants) ne doivent pas avoir connaissance du fait que la communication a eu lieu.
Setup technique recommandé
Espace dédié à accès restreint : sur le serveur ou Cloud, dossier "MROS" avec ACL ne donnant accès qu'à l'AMLCO + 1 ou 2 associés nommés
Boîte email dédiée : mros@cabinet.ch pour les échanges avec le MROS, accessible uniquement à l'AMLCO
Audit log immutable : qui a ouvert le dossier, quand, et quelle action
Pas de notification automatique : un système qui notifie "nouveau dossier MROS créé" à toute l'équipe est une faute
Ce qu'il faut interdire techniquement
Les communications MROS dans un Google Drive partagé sans ACL fine
Les emails MROS dans une boîte commune cabinet
Les pièces justificatives MROS dans le dossier client habituel
Les commentaires dans l'outil de gestion qui mentionnent le MROS
5. Le formulaire MROS — ce qu'il contient
La communication se fait via la plateforme officielle https://www.fedpol.admin.ch/fedpol/fr/home/criminalite/geldwaescherei/meldewesen.html. Le formulaire demande :
Identification du cabinet déclarant + AMLCO
Identification du client (personne physique ou morale)
Description des faits (chronologie, montants, contreparties)
Mesures prises (transactions en cours, blocage éventuel)
Délai de réponse MROS : entre 24h et 30 jours selon urgence. Le MROS peut ordonner un blocage des avoirs (art. 10 LBA) qui s'impose au cabinet.
6. Le workflow opérationnel en 8 étapes
Étape 1 — Détection
Un collaborateur identifie un comportement suspect. Il alerte UNIQUEMENT l'AMLCO (jamais le manager direct si différent de l'AMLCO).
Étape 2 — Évaluation initiale
L'AMLCO évalue dans les 48h si l'indice constitue un soupçon fondé. Si non, il documente la décision (mémo écrit, conservé).
Étape 3 — Ouverture du dossier confidentiel
Création d'un dossier MROS dans l'espace restreint. Numérotation séquentielle (ex : MROS-2026-001). Pas de mention dans les outils accessibles aux autres collaborateurs.
Étape 4 — Investigation
Revue des transactions, des documents, du profil de risque. Constitution des pièces justificatives. L'AMLCO peut consulter des collaborateurs sur des points techniques (compta, droit) SANS leur révéler la finalité MROS.
Étape 5 — Préparation de la communication
Rédaction du formulaire MROS. Validation par la direction (1-2 associés selon procédure interne).
Étape 6 — Transmission
Envoi via la plateforme MROS. Conservation de l'accusé de réception.
Étape 7 — Continuité commerciale
Maintien des relations normales avec le client. Aucun changement de comportement visible.
Étape 8 — Suivi et archivage
Suivi des réponses MROS. Archivage 10 ans en accès restreint. Audit log conservé.
MROS confidentiel par design dans FidUp
La table lba_communications_mros de FidUp est protégée par une RLS dédiée : seuls l'AMLCO authentifié et les utilisateurs admin/associé peuvent lire ou écrire. Les autres collaborateurs (même avec accès au client) ne voient absolument rien. Audit log immutable sur toutes les actions, conservation 10 ans bloquée au niveau applicatif.
Une communication MROS bien gérée est un signe de maturité du cabinet. Un dossier mal géré expose son auteur à des poursuites pénales personnelles. La différence entre les deux tient à un workflow strict, écrit, et appliqué sans exception.